Projekte erfolgreich managen

Im Projekt muss ein reibungsloser Ablauf – „innen wie außen“ – gewährleistet sein. Der Aufgabenschwerpunkt liegt in einer ganzheitlichen Steuerung von Zeit- und Ressourcenplänen. Fachliche, methodische und soziale Kompetenzen werden somit in hohem Maße dem Projektleiter abverlangt, also ein hohes Maß beraterischer Fähigkeiten gefordert. Dabei unterscheidet sich der Projektleiter als fachliche von der disziplinarischen Führungskraft. In diesem Seminar werden alle Auswirkungen auf den Ebenen: Wollen (Motivation) – Wissen (Erfahrung) – Können (Verhalten) – Dürfen (Kultur) – Sollen (Ziele), die sich auch auf der Beziehungsebene äußern, berücksichtigt.

Ziele

Methoden und Instrumente für die Strukturierung, Planung, Steuerung und Dokumentation der Projektarbeit kennen lernen

Inhalte

• Rollendefinition im Projektteam: Aufgaben des Projektleiters, der Projektmitarbeiter
• Klassischer Projektablauf: Projektabgrenzung (Zielformulierung), Projektorganisation (grob), Ist-Analyse, Planung, Umsetzung, Controlling, Rückkopplung
• Methoden des Projektmanagements (Arbeitspakete, Meilensteine, Projektstrukturplan, Zeitpläne, Ablaufdiagramme, Meilensteintrend- und Kostentrendanalyse, magisches Dreieck)
• Festlegung von und Umgang mit kritischen Erfolgsfaktoren:
  – Go- und No-Go-Faktoren definieren
  – Krisensignale vereinbaren
  – Feuerwehraspekte absprechen
• Closing: Maßnahmenplan – wer? macht was? mit wem? bis wann?
• Gezielte Vorbereitung- und strukturierte Startworkshop-Durchführung
• Spielregeln, Aufgaben und Rolle der Moderation im Workshop
• Personenbezogene Präsentationsmethoden wirksam einsetzen (impression management)
• Phasen und Instrumente der Workshopmoderation (z.B. Brainstorming, Mind-Mapping, Auswahl von Lösungsalternativen nach Beurteilungskriterien)
• Soll-Ist-Vergleich: Organisatorische und inhaltliche Meetingvorbereitung und Durchführung (z.B. Tagesordnung) zum Check des Projektverlaufs
• Projektdokumentation: Festhalten der Meetingergebnisse in Protokollen oder Gesprächsnotizen, Statusbericht, Projektbericht, Checklisten
• Umsetzungskontrolle als Nachbereitung
• Die Funktion des Projektleiters im Unterschied zur disziplinarischen Führungskraft: Chancen und Risiken
• Erfolgsfaktoren zur Motivation im Projekt

Methoden

• Durchführung anhand konkreter Beispiele. Innerhalb der von den Teilnehmern übernommenen Projekte werden alle oben genannten Inhalte praxisnah erarbeitet.
• Fallstudie, Gruppenrollenspiele (Meeting- und Startworkshop-Simulation)
• Kurzinput und moderierter Erfahrungsaustausch – den Teilnehmern werden Vorgehensweisen und Methoden vorgestellt und erläutert.

Sich selbst erfolgreich managen

Die Vielfalt der zu bewältigenden Arbeitsmenge lässt jeden gelegentlich mal die Hände über den Kopf zusammenschlagen. Gedanken kommen auf wie etwa: Wie will ich das alles schaffen? Jeder will etwas von mir! Meine Termine steuern mich, anstatt ich meine Termine! Was kann ich später machen? Arbeitstechniken helfen, Ordnung und Systematik in der täglichen Arbeit einzuführen. Zur Umsetzung muss man kein Supermann sein, sondern die im Kurs dargestellten, praxiserprobten Inhalte konsequent anwenden. Die im Kurs erlangten Fähigkeiten führen bei Selbstdisziplin zu einer ausgewogenen Organisationsmethodik in der Arbeit und zum Erleben stärkerer Selbststeuerung.

Ziele

• Steigerung des Bewusstseins von Selbstwirksamkeit und Einflussmöglichkeiten
• Erarbeitung grundlegender Strategien zur effizienteren Nutzung der gegebenen Zeit
• Systematische und zeitökonomische Gestaltung der Tagesarbeit durch verbesserte Eigenorganisation und Arbeitsstrukturierung
• Sensibilisierung für das „Verpuffen“ persönlicher Zeit- und Energiereserven

Inhalte

• Die eigene Einstellung zu den gesetzten Unternehmenszielen bzw. Positionszielen: Denn ohne ein eindeutiges „Ja“ zu den Zielen sind Techniken wirkungslos
• Ergebnisorientierung versus Aktionismus in der Maßnahmendurchführung
• Selbstmotivation und Einflussmöglichkeiten: Umgang mit dem „inneren Schweinehund“
• Ermittlung der Hauptaufgaben: Klärung der eigentlichen Aufgaben, Bearbeitung der Hauptaufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit bezüglich der gewünschten Zielerreichung
• Zeit nehmen für Planung, Organisation, Änderungen
• Zeitmanagement: Umstellung der Planung auf die individuelle Tagesrhythmik,  Identifizieren von Zeitfressern, Erarbeiten von Lösungsstrategien (Problem/Ursache/Lösung), Festlegen von individuellen/gruppenbezogenen  Strategien, 60:40-Regel, Pausennutzung
• Büroorganisation: Analyse störender Elemente in der täglichen Arbeit, Ursachenforschung, Erarbeitung von individuellen Bewältigungsstrategien (z.B. Wiedervorlagesysteme, Archivaufbau, Schreibtischorganisation)
• Informationsmanagement mittels Outlook – von der Planung bis zur Kontrolle
• optional: Entspannung für zwischendurch und unterwegs
• optional: Ernährung

Methoden

• Input, Einzel- und Gruppenarbeit anhand von Arbeitsmaterial, moderierter Erfahrungsaustausch

Besprechungen erfolgreich führen

„Ein Meeting ist eine Gruppe von Menschen, die als Einzelne nichts ausrichten kann, die jedoch im Team zu der Entscheidung kommt, dass nichts getan werden kann.“ Besprechungen werden häufig als großer Zeitdieb im Berufsalltag erlebt: Langwierige Diskussionen, ausschweifende Informationsrunden und das Fehlen von verbindlichen Ergebnissen lassen manchmal am Instrument „Besprechung“ zweifeln. Dieses Seminar verdeutlicht Ihnen, wie Besprechungen durch strukturierte Vorbereitung, konsequente Moderation und gute Nachbereitung nicht nur zügig, sondern auch ergebnisstark und für Mitarbeiter motivierend verlaufen können.

Ziele

• Kennenlernen der Instrumente zur systematischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen
• Einsatz von Präsentations- und Moderationstechniken einüben
• Sicherheit in der Steuerung von Gruppendynamiken (Diskussionen, Störfaktoren,   Langeweile etc.) gewinnen

Inhalte

• Unterschiedliche Arten der Besprechungen: Informations-, Problemlöse-,   Entscheidungs- und Ausführungsbesprechungen
• Dreischritt der erfolgreichen Besprechung: Vorbereitung, Durchführung und   Nachbereitung

Vorbereitung von Besprechungen

• Effektives Einladen (die richtigen Personen zur richtigen Besprechung)
• Agenda-Erstellung nach ALPEN-Methode
• Checkliste zur Besprechungseinladung und zur Vorbereitung (inhaltlich und   organisatorisch)

Effiziente Durchführung von Besprechungen

• Ablauf und geschicktes Zeitmanagement
• Techniken zur Ideensammlung und Themenstrukturierung (Brainstorming, Mind Map,
  Visualisierung z.B. per Kartenabfrage)
• Prägnante Präsentation von Informationen (inhaltlich und visuelle, z.B. KEGS-Formel)
• Wege der Entscheidungsfindung (z.B. konsens- oder mehrheitsgeleitet)
• Rollenverteilung in der Durchführung: Moderator, Zeitwächter, Protokollführer; Rechte und Pflichten aller Teilnehmer
• Ergebnisorientierte Moderation und Steuerung von Gruppendynamiken (z.B. bei   ausschweifenden oder festgefahrenen Diskussionen, mangelnder Aktivität,   Polarisierung), Umgang mit Störungen

Nachbereitung von Besprechungen

• Erstellen und Nachhalten eines Maßnahmenplans
• Selbstreflektion zur Analyse der Durchführung
• Protokollerstellung und Verteilung

Methoden

• Kurz-Input, Plenumübungen
• Besprechungssimulation
• evtl. Video-Feedback
• Gruppenarbeit

Erfolgreich präsentieren und moderieren

In der Praxis entscheidet oft die Qualität der Präsentation und der anschließenden Moderation über den weiteren Verlauf von Prozessabläufen und deren Optimierungsstrategie sowie die Umsetzung von Innovationen. Häufig zeigt sich, dass Hindernisse der erfolgreichen Projektabwicklung im Wege stehen, die auf Konflikte unter den Beteiligten zurück zu führen sind. Für solche schwierigen Situationen bieten Moderationsmethoden Wege, Probleme effektiver zu lösen und Entscheidungen herbeizuführen, die von der Gruppe entwickelt und deshalb auch getragen werden. Rolle und Aufgaben des Moderators werden im Training an praktischen Beispielen verdeutlicht und immer wieder die Einstellung und Haltung gegenüber der Zuhörerschaft überprüft.

Ziele

• Die Teilnehmer lernen, ihre Arbeitsergebnisse, Konzepte und Ideen professionell aufzubereiten und überzeugend zu präsentieren sowie Präsentationen zielgerichtet und effizient zu planen und vorzubereiten.
• Die Sicherheit im eigenen Auftreten wird verbessert, die Teilnehmer bekommen einen Überblick über die gebräuchlichen Präsentations- und   Visualisierungsmedien und beherrschen den Umgang damit.
• Strukturierte Aktivierung und Beteiligung der Kollegen in einfachen Arbeitskreisen oder komplexen Veränderungsprozessen
• Lernen der prozessorientierten Durchführung und Gestaltung von Arbeitskreisen und Workshops sowie das Erlernen der spezifischen Grundhaltung des Moderators bei dieser Arbeitsmethode

Inhalte

• Zielorientiert präsentieren und ergebnisorientiert moderieren
• Planung und Vorbereitung von Präsentation und Moderation (anhand einer fiktiven Studie)
• Visualisierungsmethoden von Präsentationen (Beamer, Overhead-Projektor,  Pinnwand, Flip-Chart)
• Moderationsinstrumente (z.B. Brainstorming, Galerie-Methode, Mind-Mapping)
• Kommunikationstechniken (komplizierte Sachverhalte verständlich vermitteln, aktives Zuhören, Fragetechnik, Nutzenargumentation)
• Umgang mit Störungen und Zeitfressern
• Steuerung von Diskussionen
• Schnell und visualisiert auswerten
• Ergebnisse in Maßnahmenplänen festhalten

Methoden

• Reale Präsentationen
• Teilnehmerrelevante Moderationsthemen
• Feedback inklusive Videoeinsatz

Erfolgreich Interviews führen

„Ich schwöre Ihnen, bei der Einstellung hat der Kandidat einen ganz anderen Eindruck gemacht …“. In diesem Training soll das häufig intuitive Vorgehen in Interviews („Ein Bewerber ist gut, weil er sich selbstsicher und gekonnt darstellen kann.“) weiterentwickelt werden zu einem anforderungsorientierten, professionellen Vorgehen. Hierzu gehört es, die häufig „weichen“ Anforderungskriterien (etwa „Teamfähigkeit“) der jeweiligen Position genau benennen und im Interview eruieren zu können. Dabei soll das intuitive Bauchgefühl nicht wegdiskutiert werden. Mehr soll dieses Training dazu beitragen, diffuse Sympathie- und Antipathiefaktoren aufzudecken, sich diese bewusst zu machen und aufgrund professioneller Fragen eine Entscheidungsgrundlage zu erhalten, die sowohl konkrete Anforderungen als auch die persönliche Passung des Bewerbers berücksichtigt.

Ziele

• Professionelle Personalbeschaffung selbst praktizieren
• Motivation auf beiden Seiten durch Verbindlichkeit von Anfang an

Inhalte

• Keine Personalauswahl ohne konkrete Kenntnis der Anforderungen: Entwicklung eines Anforderungsprofils (optional, evtl. Ergebnismatrix = Anforderungsprofil?)
• Partnersuche:
  – Analyse der  Bewerbungsunterlagen
  – Checkliste zur Analyse
  – Zeugnissprache
• Das Interview: interaktive Entwicklung eines Interviewleitfadens
• Interviewtechniken: Situatives Fragen
• Wenn der Antrieb stimmt – Analyse beruflicher Motivationsfaktoren
• Projektives Fragen
• Durchführung von Auswahlinterviews anhand praktischer Beispiele
• Subjektivität der Wahrnehmung
• Kommunikationsmodell
• Bewerbertypen / Gesprächstypen

Methoden

• Diskussion
• Rollenspiele oder Fallbeispiele
• Checklisten
• Video-Feedback

Kreativ denken leicht gemacht

Ständig neue Anforderungen und Änderungen verlangen ein hohes Ausmaß an Flexibilität und Kreativität. Oft sind es die unkonventionellen Ideen, die bestechen.

Wann haben Sie Ihre besten Ideen? Newton träumte Problemlösungen, Einstein notierte sie sich beim Segeln, Wickie rieb sich die Nase. Wer kennt das nicht, dass einen die besten Einfälle in denkbar ungünstigen Situationen „anspringen“? Tagelang arbeitet man an einer komplizierten Planung und dann fällt einem die Lösung unter der Dusche ein. Unter welchen Bedingungen entwickelt sich Kreativität? Wie lernt man schnell und flexibel zu denken? Wie steigert man seine Gedächtnisleistung, um an den eigenen Ideenpool heran zu kommen?

Erproben Sie die Methoden von professionell Kreativen, um Alltagsroutine und immer wieder knappen Ressourcen zu begegnen.

Ziele

• Querdenkern auf die Schliche kommen
• Beide Gehirnhemisphären nutzen
• Das eigene kreative Potenzial erweitern
• Bedingungen für Kreativität kennen und herstellen

Inhalte

• Neueste Erkenntnisse zu Kreativitätstechniken und aus der Gehirnforschung
  – Die Bedeutung positiver Emotionen: Angst verhindert Kreativität
  – Das Gehirn immer wieder mit Neuem füttern
  – Die linke Gehirnhälfte trainieren, auch wenn sie für Routine zuständig ist
• Der Prozess der Kreativität: Vom Problem zur Idee
• Angeboren oder erlernbar: Grenzen der Trainierbarkeit
• Vernetzen von analytischem und emotionalem Denken
• Mind-Mapping: Notizen verselbständigen sich zu neuen Verknüpfungen
• Brainstorming – kreative Prozesse in der Gruppe
• 6-3-5 – Methode
• Die Osborn-Methode
• Der Morphologische Kasten
• Arbeitsbedingungen, Arbeitsplatzgestaltung: Kreative Umgebungen herstellen
• Konzentration und Entspannung: Die persönliche Verfassung aktiv beeinflussen

Methoden

•  Trainer-Inputs und moderierte Diskussionen im Plenum
• Kreativitätsübungen
• Gruppenarbeit und Erfahrungsaustausch

Unter Belastung – und gesund erfolgreich sein

Warum gelingt einigen Menschen alles locker leicht während andere permanent gestresst und scheinbar nie zufrieden wirken. Sich selbst und die eigenen Ressourcen kennen und günstig nutzen, ist leichter gesagt als getan. Die selbst gestellten Fallen von echten Herausforderungen zu unterscheiden, eine schiere Lebensaufgabe. Ansprüchen anderer zu parieren und selbstbewusst Grenzen zu ziehen, durchaus an-spruchsvoll … Wie auch immer Ihre persönlichen Drucksituationen aussehen, finden Sie sich damit in der Veranstaltung wieder und nehmen Sie noch weitere Optionen mit, auch unter Belastung gesund erfolgreich zu sein.

Das Kernmotto

Weg von der Hilflosigkeit hin zur Selbstbestimmung. Raus aus der Jammerfalle – rein in die Selbstverantwortung – mit Achtsamkeit für sich selbst.

Inhalte

• Lernzonenmodell – etwas Stress ist gut für uns – die Dosis macht´s
• Erfolgsstrategie Nummer 1 nach Steven Covey: Nutzung des persönlichen Einflusskreises;
• von der Reaktion wieder in die Aktion kommen
• Des einen Freud, des anderen Leid – verschiedene Formen der Belastung und des individuellen Belastungsempfindens
• Lösungs- und Handlungsstrategien für den Umgang mit den verschiedenen Formen der Belastung (Anforderungen, Ressourcen, Kompetenzen, Beziehungen) und des Belastungsempfindens
  Schritt 1: Vom Bauch in den Kopf – vom diffusen Gefühl zum konkreten Sachverhalt
  Schritt 2: Vom Kopf zum Herzen – eine angemessene Lösungshaltung entwickeln
  Schritt 3: Vom Herzen in die Hand – Verhaltensoptionen lernen und umsetzen
• Die Lust am Leben ist uns angeboren – lassen wir es gelassen zu!

Methoden

mitreißender Vortrag, große Toolbox